Definisi metadata
Christensson (2006) menerangkan bahwa metadata (adalah kumpulan data yang) menerangkan mengenai data lainnya. Metadata menyediakan informasi mengenai isi sebuah item. Sedangkan menurut Jenn Riley (2017) metadata dapat dibagi menjadi 4, yaitu metadata deskriptif, administratif, struktural dan markup language. Keempat tipe metadata ini bisa melekat pada satu berkas (file) ataupun satu objek yang berupa koleksi perpustakaan, arsip maupun koleksi museum. Apabila keempat tipe metadata tersebut dilengkapi, maka akan memudahkan kita untuk menemukan informasi lengkap mengenai suatu objek. Penjelasan lengkap Jenn Riley (2017) bisa dilihat dari tabel di bawah ini:
| No | Jenis Metadata | Manfaat | Contoh | Kegunaan Utama |
| 1 | Deskriptif | Untuk pencarian dan memahami suatu objek | Judul, pengarang, subjek, genre, tanggal terbit | Temu kembali,
menampilkan informasi, interoperabilitas |
| 2 | Administratif | |||
| a. Teknis | Dekoding berkas | Tipe file, ukuran file, tanggal dibuat, skema kompresi | Interoperabilitas, manajemen objek digital, preservasi | |
| b. Preservasi | Manajemen berkas jangka panjang | Checksum, preservasi | Interoperabilitas, manajemen objek digital, preservasi | |
| c. Hak cipta | Hak cipta pada sebuah karya | Status hak cipta, license term, pemegang hak cipta | Interoperabilitas, manajemen objek digital | |
| 3 | Struktural | Relasi antar bagian dalam sebuah sumber informasi | Sekuens, lokasi pada sebuah struktur | Navigasi |
| 4 | Markup language | Integrasi metadata dan penanda pada fitur struktural dan semantik lainnya pada sebuah objek | Paragaraf, daftar, nama, tanggal | Navigasi, interoperabilitas |
Contoh penggunaan metadata pada perpustakaan digital
World Digital Library (https://wdl.org/) merupakan proyek perpustakaan digital dari Library of Congress dengan dukungan dari UNESCO dan bekerjasama dengan perpustakaan, unit arsip, museum, institusi pendidikan dan organisasi internasional dari seluruh dunia. WDL mengumpulkan koleksi-koleksi digital dari seluruh dunia yang bisa dengan mudah diakses oleh pengunjung karena tersedia fitur seperti search engine dan menu-menu (kategori) yang memudahkan pengunjung menelusuri informasi.
Informasi tersebut mudah ditelusuri tentu saja karena WDL mengharuskan setiap koleksi yang akan diunggah ke WDL memenuhi standar metadata tertentu. Hal ini tentu merupakan upaya yang harus ditempuh mengingat kontributor WDL mencapai 140 instansi dari 59 negara, koleksinya merepresentasikan 193 negara dengan 133 bahasa yang digunakan, dengan jumlah file mencapai lebih dari 828 ribu yang dimasukkan ke dalam lebih dari 300 ribu halaman web. Media penyimpana (storage) yang diperlukan mencapai lebih dari 28 Terabyte yang mencakup item yang dibuat sejak tahun 8000 SM hingga tahun 2000. Untuk menyatukan ragam bahasa dan representasi institusi, diperlukan satu “bahasa” atau standar yang sama yaitu yang dimengerti oleh mesin.
Supaya koleksi digital bisa diterima di WDL, koleksi tersebut harus mempunyai standar metadata WDL yaitu MARC, MODS, Dublin Core dan UNIMARC. Metadata yang lengkap akan mempermudah pencarian, meningkatkan visibilitas, menyederhanakan pemeliharaan, memudahkan kategorisasi, serta memfasilitasi kemudahan akses pada topik tertentu. Metadata yang harus dimiliki oleh setiap item yang akan diunggah di WDL meliputi:
- Judul
- Deskripsi, yaitu ringkasan penjelasan dari item
- Pembuat, yaitu entitas yang terkait dengan pembuatan item
- Penerbit, yaitu entitas yang terkait dengan publikasi item
- Tempat publikasi
- Tanggal dibuat, bisa berupa tanggal spesifik maupun rentang waktu item tersebut dibuat (bukan waktu digitalisasi)
- Bahasa, yaitu bahasa yang dipakai dalam item tersebut
- Tempat asal, merupakan lokasi geografis asal item tersebut
- Waktu, bisa merupakan tahun spesifik maupun rentang tahun
- Topik, 3 digit klasifikasi Dewey
- Jenis item, bisa berupa buku, manuskrip, foto, suara, film, dst
- Subjek tambahan, berupa subjek dari tajuk subjek Library of Congress maupun yang lain
- Catatan
- Deskripsi fisik
- Judul koleksi (jika item merupakan bagian dari sebuah koleksi)
- Institusi, merupakan institusi yang bertanggung jawab atas item tersebut
- Website terkait
Jika kita lihat, maka metadata yang dikehendaki oleh WDL masuk dalam kategori metadata deskriptif. Selain metadata tersebut di atas, WDL juga mensyaratkan gambar yang dikirim harus dalam format uncompressed TIFF, hal ini supaya tim WDL mudah dalam mengatur pembesaran gambar (zoom) kelak jika sudah diunggah. Beberapa ketentuan diantaranya format video yang didukung adalah MOV dan MPEG-4, format audio WAF dan AIFF uncompressed, serta beberapa ketentuan terkait resolusi dan bita warna (colour space and profile). Di samping itu, penamaan file juga diatur agar mudah dalam pengurutan.
Apabila metadata pada item yang akan diunggah sudah lengkap, dengan format file yang mendukung, maka WDL akan bisa mengategorikan karya yang diunggah berdasarkan:
- Tempat
- Periode waktu (timeline)
- Topik
- Jenis koleksi
- Bahasa
- Institusi yang mengunggah koleksi
Kategorisasi ini tentu diperlukan jika pengunjung menghendaki mempelajari suatu periode sejarah beserta seluruh peristiwa yang terjadi pada sebuah periode lengkap beserta artefak, buku dan manuskrip yang ditulis, serta topik-topik yang sering muncul dalam periode waktu tertentu. Selain itu, WDL juga bisa membuat interactive maps berdasarkan tempat koleksi tersebut dihasilkan.
Daftar Pustaka
Collection Statistics. (n.d.). Retrieved 2017, Feb 24 from https://www.wdl.org/en/statistics/
Content Preparation. (n.d.). Retrieved 2017, Feb 22 from https://project.wdl.org/content/
Christensson, P. (2006). Metadata Definition. Retrieved 2017, Feb 24, from https://techterms.com
Filenaming Guidelines. (n.d.). Retrieved 2017, Feb 22 from https://project.wdl.org/standards/filenaming.html
Riley, Jenn. (2017). Understanding Metadata: What is Metadata and What is it for?. National Information Standard Organization.
WDL Descriptive Metadata Element Set. (n.d.). Retrieved 2017, Feb 22 from https://project.wdl.org/standards/metadata.html
WDL Digital Image Standards. (n.d.). Retrieved 2017, Feb 22 from https://project.wdl.org/standards/imagestandards.html